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  文档管理
 

 

Microsoft Office Outlook 2007产品概述


微软解决方案 – 企业文档管理

    解决方案概述
    为了更好地解决企业内部和外部大量知识文档需要管理的问题,微软推荐企业采用电子化的手段、网络化的方式、信息化的管理方法实现企业文档的协作和管理,并帮助逐步实现企业的知识积累、工作效率提高和企业创新能力的提升。

微软的解决方案是:
    通过使用Microsoft Office System,为客户提供一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台:
    使用标准的文档结构和模板,提高制作文档的效率
    统一的文档控制和信息共享平台,高效连接团队成员和合作伙伴
    降低文档和信息的安全风险
    基于知识管理的全文信息检索,提高对企业内容和现有业务系统的信息再利用
    提供使用微软技术的合作伙伴基于Microsoft Office System进行快速定制、整合、配置等附加电子文档解决方案
    整个方案适用于各企业、机构中的文控中心和档案管理中心以及企业中各个部门和工作团队的文档库和文档协作。如果企业已有部门级的档案库、资料库和文档库,可以采用与这个平台进行对接的方式,对整个企业的文档进行统一的管理和利用。


方案优势和业务收益
    基于Microsoft Office System的电子文档管理解决方案为客户提供了一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台,可以对文档生命周期的各个环节进行有效管理。帮助客户提高文档制作效率,规范处理流程,增强文档和信息的安全性,降低管理和运营的成本。整个方案的优势体现在:

1. 提供标准的文档结构和模板,提高制作文档的效率
    电子文档管理解决方案帮助客户规范文档结构和模板,使员工可以高效、标准地创建专业文档,提高文档制作效率。具体包括:
    统一的文档管理平台
    使用文档库集中管理业务文档
    一致的文档创建模板

2. 统一的文档控制和信息共享平台,高效连接团队成员和合作伙伴
    电子文档管理解决方案提供了一个协同工作平台,加强了文档的集中管理和控制能力。并提供了灵活的、可视化的、可定制的文档审批工作流程,提高文档处理效率和协作能力。具体包括:
    高效的协同工作平台
    集成的即时信息沟通和协作
    可视化、自动化的文档审批过程
    可灵活定制的文档处理流程
    自动保存文档修订版本记录
    文档编辑锁定机制,保证业务文档的完整性

3. 降低文档和信息的安全风险
    电子文档管理解决方案能够严格控制企业文档和信息的访问权限,防止机密信息泄露,降低安全问题所带来的运营风险。具体包括:
    集成的信息权限管理工具
    可灵活定制的文档、信息访问策略和模板
    自动保存文档访问和修订记录,实现文档操作留痕
    防止用户对文档意外或恶意删除

4. 基于知识管理的全文信息检索,提高对企业内容和现有业务系统的信息再利用
    电子文档管理解决方案提供灵活的信息分类和全文检索能力,可以有效地连接企业现有的业务系统,实现企业信息再利用,极大限度地节省人工成本。具体包括:
    连接企业现有业务系统的智能文档
    多维度的文档信息分类导航
    功能强大的全文检索能力

总体架构
整个方案的总体架构图如下:


系统包含三个层次功能,来满足最终用户、文档管理员和系统管理员的日常操作需求:

  1. 应用层
    1. 文档协作门户:提供企业用户访问系统的主要界面,用于进行日常的文档协作和信息的发布,具有身份认证、界面友好、易于操作的特色。
    2. 文档存储:提供文件夹分类、树状浏览方式、回收站管理和归档等特色。
    3. 文档创建:具有预定义的文档模板、智能文档和XML元数据模板定义等特色,使文档管理员的工作更加轻松和规范。
    4. 文档检索:提供给用户全文检索、按属性检索和对属性元数据进行管理或扩展的能力,方便用户不断扩展的文档管理需求。
    5. 文档协作:提供多人协同文档编辑和修订,与即时消息集成、方便进行交流和小组讨论,也可以通过Web进行留言和讨论,具备版本控制、文档审批流程和文档使用的签入签出、更新通知等功能,能够极大的提高用户使用的积极性和便利性。
    6. 文档安全管理:同时具有对文档库、文件夹的权限控制和单独文档的访问授权,通过数字版权管理控制对文档的打印和复制,并具备文档有效时间和电子签章的能力,有效的控制了文档的安全和保密。
    7. 其他辅助功能:提供文档协作的相关辅助功能如:会议通知、日历安排、在线调查和统计分析报表等,帮助企业员工更好的工作。
  2. 基础服务层
    1. 存储服务:提供高效、稳定的存储引擎,保证文档存储的可靠性。
    2. 安全性服务:具备标准安全控制和强安全控制能力;系统管理员通过设置角色和权限模板,简化安全管理的复杂度,最大程度保证文档的安全。
    3. 流程服务:流程引擎提供了图形化的流程设计界面,方便文档管理员和系统管理员定义和修改,适应企业不断变化的管理流程,并提供了监控工具和扩展接口。
    4. 管理服务:对整个文档库和文档Web站点进行统一管理,通过图形化的界面对文档使用进行审核、跟踪和日志查看,也提供备份和恢复的功能。
    5. 搜索:搜索引擎提供全文检索和属性检索需要的索引建立和更新,并具备搜索任务调度的能力,提高搜索的准确性和效率。
    6. 扩展服务:通过提供系统的对象模型、接口方法、Web Service标准对系统进行扩展,通过事件触发机制,响应外部其他相关系统的访问请求,为系统间的整合提供了灵活、良好的工具。
  3. 系统层
    1. Web服务器:功能强大、效率高、安全的Microsoft Internet Information Server。
    2. Database服务:高效、稳定、强大的Microsoft SQL Server服务器。
    3. 认证服务:提供多种安全认证方式,包括加密认证、证书认证等。
    4. 目录服务:使用微软的活动目录存储企业的组织机构和人员信息,方便的查询和检索以及统一认证。

案例列表和重点客户案例分析

客户案例:

    1. 人民银行营业管理部
    2. 银监会
    3. 东风汽车有限公司
    4. 电力工程顾问集团
    5. 上海浦东发展银行

重点案例分析:人民银行营业管理部文档管理系统:实现综合信息管理,提升运转效率

客户背景:

    中国人民银行营业管理部通过多年的建设,各主要业务部室都建立了相关的业务应用系统,掌握了一定的数据资源,数据应用的电子化程度较高,来自于各项业务的数据的获取、汇总、存储都基本上达到计算机自动处理。但各系统由各业务部门自主开发,系统情况各异,因此存在以下几个方面的问题:

1.信息分散,难以有效利用

    营管部内部以部门为核心,各部门建立自己的业务管理系统,数据分散在各个处室的业务系统中,而且部分数据甚至以电子文件或字纸文件的形式存在, 虽然在有限的范围内起到信息共享、协同工作的作用,但对经济金融共用指标缺乏集中共享的渠道,形成信息割据和信息孤岛,降低了信息资源的共享水平,增加了系统的管理成本和维护成本。信息资源的整合迫在眉睫。

2.多业务系统和数据资产难以整合

    营管部内各处业务系统均为总行各司局开发,各系统相对封闭独立,且升级频繁,给调整口径以及通过应用工具批量抽取数据带来很大困难。因此怎样从整合的角度使信息系统灵活应用,符合实际工作的需要,这对营管部来说是非常大的挑战。

3.传统的业务流程难以满足实际发展需要

    各金融机构开展的业务种类繁多,营管部对此的管理也越来越复杂,对传统的人工作业方式产生了强大冲击。例如,过去内部以纸质公文处理方式进行公文的人工审批流转,为了尽快得出各种业务指标要需要好几天的时间;而一旦在公文处理过程中出现意外,很容易导致文件丢失或者不能及时处理的情况,公文审批流程得不到有效和及时的控制,影响工作效率。
解决方案。

解决方案:

    基于营管部的需求,文档管理系统以整合中国人民银行营业管理部现有处室业务数据为基本目标,以SharePoint技术构建而成,系统全面满足了客户在信息整合、灵活查询、个性定制等需求。在营管部内部形成了一个安全、可靠、灵活及可扩展的综合管理门户。系统界面如下:


主要特点:
i. 机构内文档的集中分类存储
ii. 有效的文档协同工作
iii. 实现文档的版本、附件管理
iv. 文档的全文检索、查询
v. 灵活而完整的权限体系

客户收益:

    文档管理系统在营管部的顺利部署和应用,规范了营管部的办公流程,优化了机构内部的管理模式,实现了信息的共享与交流,做到了电子化协同工作。中国人民银行营业管理部文档管理系统是客户从简单数据集中迈向商业智能、知识管理的一次成功应用,使用微软Sharepoint技术极尽地加快了开发速度,提高用户的满意度,赢得客户的信赖和高度评价,给营管部带来了极高的商业价值。

解决方案微软产品实现
整个方案充分利用了微软提供的产品功能特色,产品架构如下图:


方案中各种产品的功能特色如下:


支撑方案的微软产品

主要用途和特点

客户端产品

Internet Explorer (免费)

最常使用的浏览工具,用于浏览基于Web访问方式的平台界面,不需要额外进行用户培训。

Office 2007专业版 (需购买或升级)

大多数用户熟练使用的办公套件,用于制作文档和智能文档以及文档的权限设定和使用,不需要额外用户培训。

Office Communicator 2007 (免费)

与MSN Messenger类似的即时消息软件,是LCS服务器的客户端,可以下载安装。

服务器端产品

Windows 2003 Server (需购买)

服务器端的系统平台,稳定可靠的操作系统平台。

Office SharePoint Server 2007 (需购买)

微软的门户产品,提供统一认证、个性化设置和管理、信息检索、门户布局定制和文档管理等基础功能。

Office Communications Server 2007 (需购买)

即时消息系统,支持微软的目录服务中的企业用户管理,并能够与语音、视频、邮件等通讯有段有效结合,为用户提供更好的通讯交流手段。

Exchange Server 2007

邮件系统,提供邮件,日程,联系人,任务等信息的管理。

Rights Management Services 1.0 SP2(服务器端免费,客户端需购买)

提供对多种格式文档的安全控制和加密管理。

SQL Server 2005(需购买)

功能强大、稳定可靠的数据库平台。


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